Consultance Pour La Mise en place d'une Plateforme de Collaboration D'une Secteur Public Dans Et Entre Les Pays D'afrique

1.Contexte

La Fondation africaine pour le renforcement des capacités (ACBF ou la Fondation) est la première institution africaine en matière de renforcement des capacités. Créée en février 1991, l'ACBF renforce les capacités humaines et institutionnelles pour la bonne gouvernance et le développement économique en Afrique. Au cours des trois dernières décennies, la Fondation a renforcé les capacités des gouvernements, des parlements, de la société civile, du secteur privé et des établissements d'enseignement supérieur dans plus de 45 pays et six communautés économiques régionales. 

Pour soutenir les interventions réussies dans le développement du capital humain et le renforcement des capacités institutionnelles, l'ACBF met en œuvre son Plan stratégique 2023-2027. Le Plan stratégique se concentre sur quatre (4) domaines d'impact clés, notamment (1) le changement climatique et l'énergie pour une utilisation productive ; (2) l'agro-industrie et la souveraineté alimentaire ; (3) le commerce en tant que moteur du développement économique ; et (4) la gouvernance économique et sociale.

Pour réaliser son Plan stratégique 2023-2027, l'ACBF s'est engagée à travailler en étroite collaboration avec les parties prenantes pour assurer la mise en œuvre réussie et la durabilité des initiatives de gouvernance économique et sociale en Afrique. Dans cette optique, l'ACBF développe une plateforme de collaboration dans le secteur public (PSC) pour les agents de la fonction publique en Afrique afin de renforcer la coopération, d'encourager l'apprentissage par les pairs et de faciliter l'échange de bonnes pratiques entre les pays et les régions. L'ACBF reconnaît l'importance cruciale de la promotion d'une gouvernance et d'une prestation de services efficaces par le biais d'une collaboration stratégique et d'un partage des connaissances entre les dirigeants du secteur public, ce qui est l'objectif de cette initiative. 

Nous invitons les cabinets de consultance qualifiés à soumettre des propositions pour la collecte et la gestion d’une base de données sur les meilleures pratiques en matière de gestion des finances publiques en Afrique et dans le monde, ainsi que pour la conception, le développement et la mise en œuvre de la plateforme numérique du CPS, tout en incorporant des technologies collaboratives. 

2.Justification

Le paysage de la gouvernance en Afrique évolue rapidement, avec des demandes croissantes de transparence, d'efficacité et d'efficience dans la prestation des services publics.  Les fonctionnaires jouent un rôle crucial dans l'élaboration des politiques et la mise en œuvre des programmes qui ont un impact direct sur le développement socio-économique. Cependant, la complexité des défis de gouvernance exige plus qu'un effort individuel ; elle nécessite un apprentissage collectif et une coopération transfrontalière. Le besoin d'améliorer l'échange d'informations et l'apprentissage par les pairs entre les fonctionnaires des pays africains est vital pour favoriser la collaboration, le partage des meilleures pratiques et, en fin de compte, l'amélioration de la gouvernance et de la prestation des services publics.  En réponse à ce besoin, l'ACBF cherche à développer et à mettre en œuvre des mécanismes améliorés pour permettre un échange d'informations efficace et un apprentissage par les pairs au sein et entre les nations africaines. Les alliances d'apprentissage entre pairs offriront un espace sûr aux fonctionnaires du continent africain pour partager leurs expériences et discuter de questions pratiques d'intérêt mutuel, toutes liées à la gouvernance économique et sociale.  

La plateforme PSC contribuera aux objectifs de la nouvelle stratégie de l'ACBF (2023-27), en particulier le domaine d'impact clé de la gouvernance économique et sociale qui met l'accent sur la mobilisation des ressources nationales, la performance de la gestion des finances publiques et la formulation et la mise en œuvre de politiques économiques fondées sur des données probantes. Une plateforme de collaboration numérique fournira une plate-forme structurée permettant aux hauts fonctionnaires d'accéder aux ressources, d'échanger des idées et de tirer parti de leurs expériences respectives. Cette initiative permettra de combler les lacunes actuelles en matière de communication, de partage des connaissances et de collaboration dans l'élaboration des politiques, ce qui améliorera les résultats en matière de gouvernance sur l'ensemble du continent. La plateforme PSC s'adressera à l'ensemble du secteur public, mais la phase pilote se concentrera sur le soutien à la mise en œuvre d'initiatives de gestion des finances publiques.

3.Objectifs de la mission

L'objectif principal est d'établir une plateforme de collaboration pour améliorer la capacité, la coordination et l'efficacité du secteur public africain à travers le partage des meilleures pratiques, la convocation des professionnels et l'établissement de partenariats nationaux et internationaux. Les objectifs spécifiques de la plateforme PSC sont les suivants :  

• Collecter et gérer des données sur les meilleures pratiques en matière de gestion des finances publiques (GFP) en Afrique et dans le monde.
• 2Developper une plateforme numérique robuste et conviviale, adaptée aux besoins des fonctionnaires et des professionnels du service public. La plateforme présentera et distillera les résultats, partagera les meilleures pratiques du contexte africain et mondial, sur la mise en œuvre des politiques et des cadres de gouvernance économique et sociale dans tous les États membres de l'UA.
• Faciliter des mécanismes efficaces d'échange d'informations, d'apprentissage par les pairs et de collaboration entre les utilisateurs grâce à un dialogue en temps réel sur les bonnes pratiques, les réussites, les goulets d'étranglement ou les problèmes liés à la mise en œuvre des politiques et des cadres de gouvernance économique et sociale.
• Promouvoir les sessions de formation, les ateliers, les webinaires et les cours lancés par l'Académie ACB, autour d'initiatives de renforcement des capacités pour les professionnels du secteur public.

4.Champ d’application des travaux

Le consultant sera chargé des tâches suivantes :

a. Évaluation des besoins :

• Mener des recherches approfondies afin d'identifier les meilleures pratiques et la dynamique de la gestion des finances publiques en Afrique et dans le monde en utilisant des outils d'évaluation des performances de la gestion des finances publiques.
• S'engager auprès des principales parties prenantes par le biais d'enquêtes, d'entretiens et de groupes de discussion afin de recueillir des informations et des commentaires pour s'assurer que la plateforme répond à des besoins diversifiés.

b. Architecture et développement de la plateforme

• Élaborer une architecture détaillée pour la plateforme numérique, en veillant à ce qu'elle soit évolutive, sécurisée et conviviale.
• Identifier, comparer et justifier les technologies alternatives pour la plateforme numérique et ses composants.
• Acquérir, personnaliser et mettre en œuvre la plateforme numérique choisie et ses composants.
• Incorporer les specifications essentielles sur la base du document de conception de la solution acceptée.

c. Développement et intégration des fonctionnalités

• Mettre en œuvre les fonctionnalités de base conformément au document de conception de la solution approuvé, y compris l’authentification des utilisateurs, la confidentialité des données, les canaux de communication sécurisés, les espaces de travail collaboratifs, le partage et la gestion des documents, les forums de discussion et les référentiels de connaissances.
• Le cas échéant, intégration avec les systèmes existants des partenaires/du gouvernement.
• Intégrer des outils avancés pour l’analyse des données, la collaboration en temps réel et le suivi des performances afin d’améliorer la prise de décision et l’efficacité.

d. Collecte et gestion du contenu

• Développer et conserver un contenu de haute qualité sur la gestion des finances publiques, la gouvernance et le leadership.
• Mettre en place un système de gestion du contenu qui facilite les mises à jour et l’accès aux ressources telles que les meilleures pratiques, les lignes directrices et le matériel de formation.

e. Formation et assistance aux utilisateurs

• Concevoir et dispenser des programmes de formation complets pour les utilisateurs de la plateforme, en mettant l’accent sur l’utilisation efficace des caractéristiques et des fonctionnalités de la plateforme.
• Fournir une assistance technique permanente et une aide aux utilisateurs afin de garantir un fonctionnement sans heurts et la satisfaction des utilisateurs.

f. Essais pilotes et collecte d’informations en retour

• Effectuer des essais pilotes de la plateforme avec un groupe d’utilisateurs sélectionnés afin d’identifier les problèmes éventuels et de recueillir des informations en retour.
• Affiner et améliorer la plateforme sur la base du retour d’information des pilotes afin de s’assurer qu’elle répond aux attentes et aux exigences des utilisateurs.

g. Lancement et promotion de la plateforme

• Élaborer et exécuter un plan de lancement détaillé pour promouvoir la plateforme auprès des utilisateurs potentiels et des parties prenantes.
• Proposer des formats d’organisation des événements de lancement, des webinaires et des campagnes de promotion pour sensibiliser le public et favoriser l’adoption.

h. Suivi et évaluation

• Mettre en place un cadre solide de suivi et d’évaluation pour suivre les performances de la plateforme, l’engagement des utilisateurs et l’impact.
• Réviser et mettre à jour régulièrement la plateforme en fonction du retour d’information des utilisateurs et de l’évolution des besoins.

5.Soutien et maintenance après la mise en œuvre

• Mettre en place un système robuste de gestion des cas d’assistance aux utilisateurs pour une résolution rapide et efficace des problèmes. 
• Incorporer la gestion des connaissances en matière d’auto-assistance pour le soutien automatisé et en libre-service des utilisateurs.
• Support système soutenu par un accord de niveau de service pour le dépannage et l’amélioration des fonctionnalités 
• Fournir une matrice des risques

6.Méthodologie

Le développement de la plateforme PSC garantira que (i) le contenu pertinent sur les normes de gestion des finances publiques est disponible pour soutenir les fonctionnalités clés de la plateforme, (ii) l’engagement et l’adhésion des parties prenantes sont réalisés, et (iii) la plateforme est adaptée à tous les pays de l’UA.  

La plateforme CSP sera également une plateforme évolutive qui permettra d’obtenir le retour d’information des utilisateurs par le biais d’enquêtes, accessibles à la fois en ligne et hors ligne.

La méthodologie de mise en œuvre de cette initiative comportera les étapes suivantes : 

• Identifier et analyser les meilleures pratiques de GFP en Afrique à l’aide d’outils d’évaluation de la GFP
• S’engager avec les parties prenantes par le biais d’enquêtes, d’entretiens et de groupes de discussion afin de recueillir et de valider les exigences.
• Appliquer les principes de conception centrée sur l’utilisateur pour s’assurer que la plateforme répond aux besoins des utilisateurs.
• Utiliser des processus de développement agile pour construire et faire évoluer la plateforme.
• Mettre en œuvre des procédures d’essai rigoureuses pour garantir la fonctionnalité et la facilité d’utilisation.
• Élaborer des supports de formation complets et organiser des sessions de formation pour les utilisateurs.
• Proposer la mise en place d’un service d’assistance ou un système de soutien pour une aide permanente.

7.Résultats attendus et produits livrables

Les résultats suivants sont attendus de cette initiative :

• Un rapport complet sur les meilleures pratiques en matière de gestion des finances publiques à l’aide d’outils d’évaluation de la performance de la gestion des finances publiques.
• Une plateforme numérique de CSP entièrement fonctionnelle, avec toutes les fonctionnalités de base mises en œuvre, testées et prêtes à être utilisées par les agents du service public.
• Manuels d’utilisation et matériel de formation pour la plateforme
• Un référentiel bien organisé de contenu, comprenant les meilleures pratiques, les guides clés, le matériel de formation et d’autres ressources pertinentes.
• Un plan détaillé pour le lancement de la plateforme, comprenant du matériel promotionnel et des stratégies de sensibilisation et d’adoption.
• Un cadre pour le suivi et l’évaluation de la performance de la plateforme, comprenant des indicateurs clés de performance (ICP) et des calendriers d’établissement de rapports réguliers.
• Des rapports périodiques sur l’état d’avancement du projet détaillant l’état de la mise en œuvre, les étapes franchies et les difficultés rencontrées.
• Cadre de gestion de la plateforme ainsi que les besoins en RH
• Un plan detaillé pour la soutenabilité de la plateforme
• Un accord de niveau de service pour l’assistance et la maintenance après la mise en œuvre.

7. Durée et calendrier des missions

La plateforme PSC sera mise en œuvre sur une durée totale de 5 mois, d’octobre 2024 à février 2024, y compris la répartition suivante du calendrier : 

	Description	La durée	Date limite
1	Inception report submission	5  jours	11th Octobre 2024
2	Report on best practice in PFM	20  jours	8th Novembre 2024
3	Fully functional PSC digital platform	2 mois	3rd Janvier 2025
4	Content curation, user training and pilot testing	1mois	3rd Janvier  2025
5	Final adjustments based on pilot feedback	14  jours	17th Janvier 2025
6	Platform launch and promotion	1 mois	14th Janvier 2025
7	Monitoring & Evaluation framework	1 mois	28th Février 2025

 

8.Qualifications

Les qualifications, les compétences et l’expérience requises pour ce poste sont les suivantes :

Les candidatures doivent couvrir les pays bénéficiaires avec la possibilité d’avoir une équipe de consultants / un consortium avec un chef d’équipe.

Société de conseil/consortium

• Expérience dans la mise en œuvre de plates-formes numériques, avec une expérience avérée dans la mise en œuvre de projets réussis. Cette expérience doit être attestée par au moins deux plateformes similaires développées au cours des cinq dernières années.
• Expérience dans le développement et la mise en œuvre de plateformes de collaboration et de communautés de pratique. 

Chef d’équipe

• Une maîtrise au minimum en administration publique, en politique publique ou dans une discipline connexe des sciences sociales constitue un atout supplémentaire. 
• Expérience avérée en matière de gestion des finances publiques et de gouvernance. 
• Expérience dans la réalisation d’évaluations des performances de la GFP, d’évaluations des besoins et de consultations des parties prenantes.
• Bonne connaissance de la Govtech et de la PFM numérique
• Au moins 15 (quinze) ans d’expérience professionnelle dans la conduite de missions similaires dans un contexte africain.
• Forte compréhension de la gouvernance du secteur public, de l’élaboration des politiques sur le site  et du renforcement des capacités.
• Sensibilisation et compréhension de la diversité culturelle en Afrique, avec la capacité de travailler avec sensibilité et respect dans des contextes culturels différents. 

Expert en plateformes numériques

• Au minimum, un master en informatique  , en technologie de l’information, en ingénierie logicielle ou dans un domaine connexe.
• Expertise démontrée dans le développement de technologies collaboratives avec des capacités multimédias intégrées (vidéo, audio, texte, etc.).
• Expérience confirmée dans la conception et la mise en œuvre de plateformes numériques, de préférence dans le secteur public.
• Expertise technique en matière de développement web, de conception de l’expérience utilisateur et de cybersécurité.
• Expérience des techniques d’intégration de données et du développement d’API pour permettre une interaction transparente entre différentes sources de données et fonctionnalités. 
• Connaissance des plateformes d’informatique en nuage (par exemple, AWS, Azure, Google Cloud) et des capacités d’intégration. 
• Excellentes compétences en matière de gestion de projet et de communication.

 

9.Exigences en matière d’intrants et de rapports pour les sociétés de conseil 

Le cabinet de conseil sélectionné travaillera en étroite collaboration avec le personnel de l’ACBF et rendra compte au directeur du département des programmes et de l’impact ou à la personne qu’il aura désignée.

10.Évaluation des propositions

Le comité d’évaluation évalue les propositions techniques en fonction de leur conformité aux termes de référence, en appliquant les critères d’évaluation et le système de points spécifiés ci-dessous.  Une proposition technique sera rejetée à ce stade si elle ne répond pas aux aspects essentiels du cahier des charges ou si elle n’atteint pas la note technique minimale indiquée.  

La note technique minimale requise pour la réussite est de 70 points.  

La proposition financière sera évaluée sur 30 points. 

	Critères	Max Points(100)
1	Expérience spécifique du cabinet de conseil en rapport avec la mission	10
2	Les qualifications générales (formation) et l’expérience des consultants proposés : Consultant principal – Minimum 15 (quinze) ans d’expérience professionnelle dans la conduite de missions similaires dans le contexte africain. Expert en plateformes numériques – Minimum 10 (dix) ans d’expérience professionnelle dans la conduite de missions similaires dans le contexte africain.	20
3	Expertise démontrée dans le développement de technologies collaboratives avec des capacités multimédias intégrées (vidéo, audio, texte, etc.).	30
4	Expérience confirmée dans la conception et la mise en place de plateformes numériques similaires, de préférence dans le secteur public.	20
5	Adéquation et qualité de la méthodologie et du plan de travail proposés en réponse aux termes de référence (TOR)	20
	Total	100

11.Durée de l'affectation et rémunération  

Le date provisoire du demarrage de cette mission est fixée au 1erst octobre 2024, la date de fin prévue étant le 28th février 2025.  L'ACBF prendra en charge les coûts associés à l'interprétation, à l'édition, à la conception et au formatage des rapports, ainsi que tous les coûts logistiques associés aux ateliers.

12.Processus de soumission 

Les bureaux d'études qui souhaitent poser leur candidature doivent soumettre les documents/informations suivants pour démontrer leurs qualifications: 

• Une proposition technique comprend une brève méthodologie sur la façon dont le candidat abordera et mènera la mission en fonction des spécifications du cahier des charges. 
• Une proposition financière qui s'aligne sur l'approche technique cryptée avec un mot de passe. 
• Justification de leur aptitude à occuper le poste, y compris leur expérience dans des emplois similaires et la preuve d'un travail similaire. 
• Curriculum vitae des consultants proposés pour la mission, conformément aux critères énoncés dans le cahier des charges.  
• Le nom et les coordonnées de trois personnes de référence à contacter en ce qui concerne l'expérience pertinente du cabinet de conseil. 

13.Lieu et modalités de travail

Cette mission est à la fois une mission de conseil sur le terrain et une mission de conseil à domicile. Le cabinet de consultants aura accès aux informations pertinentes de l'ACBF, telles que les informations et les rapports sur les projets, ainsi qu'aux ressources de recherche en ligne. Ils devront prendre en charge les equipements necessaires à leur propre poste de travail (ordinateur portable, internet, téléphone, scanner/imprimante, etc.) et un accès à une connexion internet fiable.

14.Contenu, calendrier et soumission

Les résultats doivent être conformes aux normes de qualité. Le texte des rapports doit être illustré, le cas échéant, par des images, des recommandations audio et vidéo. Le produit final de la plate-forme du CPS, accompagné de toutes les autres pièces jointes pertinentes, devrait être soumis le 28th de février 2025.  

15.Langue

Tous les rapports doivent être rédigés en anglais et en Francais, avec un interligne simple, une police de taille 12, Times New Roman, et être soumis en versions Word et PDF.  

Les cabinets de consultants sont invités à soumettre leurs propositions techniques et financières avec l'objet clairement indiqué, RFP Process No. : ACBF/RFP/005/24/ELG-PFM/BMGF Consultancy Services to undertake Coaching in the 'Public Sector Collaboration Platform for public service officials' à l'adresse électronique : [email protected] au plus tard à 17h00 (heure locale de Harare), le 25th septembre 2024.

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